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accordo edo. Accordo sullo scambio di documenti elettronici

ACCORDO N. __________/__________ EDO

Informazioni sulla gestione elettronica dei documenti

Mosca "____" ____ 2011

___________________”di seguito denominato il “Cliente”, rappresentato da ______________, che agisce sulla base di ______________ da un lato, e

Accordo generale sull'uso dell'EDS - Accordo generale n. 3/VERIF del 01.01.2001, stipulato nell'ambito dell'Accordo tra i partecipanti al sistema EDI tra la Società di partenariato non commerciale "RTS Stock Exchange" in qualità di Autorità di certificazione e la Società per azioni chiusa "Società Depositaria" "REGIONE" quale gestore del sistema EDI;

Firma digitale elettronica (EDS)- dettagli di un documento elettronico progettato per proteggere tale documento elettronico dalla contraffazione, ottenuto a seguito della trasformazione crittografica delle informazioni utilizzando la chiave privata di una firma digitale elettronica e che consente di identificare il proprietario del certificato della chiave di firma, nonché di stabilire l'assenza di distorsione delle informazioni nel documento elettronico;

Documento elettronico- un documento in formato elettronico digitale, proveniente dal titolare del certificato chiave di firma e che abbia ricevuto conferma positiva dell'autenticità della firma digitale secondo la procedura prevista dal presente accordo e dai suoi allegati, che ne costituiscono parte integrante questo accordo.

Gestione elettronica dei documenti- accettazione e trasmissione da parte delle Parti dell'Accordo dei documenti sottoscritti con l'ausilio dell'EDS, previsto dal presente Accordo, in formato elettronico.

Pacchetto crittografico- un file con estensione "pkt" contenente le informazioni sul contenuto del documento elettronico e una firma digitale che garantisca l'invarianza dei dati trasmessi;

Chiuso chiave (segreta) della firma digitale elettronica- una sequenza univoca di caratteri nota al titolare del certificato della chiave di firma e destinata a creare una firma digitale elettronica nei documenti elettronici utilizzando strumenti di firma digitale elettronica;

Proprietario del certificato della chiave di firma- una persona autorizzata da una delle Parti a firmare la documentazione ai sensi degli Accordi specificati nell'Allegato n. 2 al presente Accordo, che possiede la chiave privata corrispondente della firma digitale elettronica, che consente di utilizzare gli strumenti di firma digitale elettronica per creare la propria firma elettronica firma digitale nei documenti elettronici (firmare documenti elettronici);

Autenticazione di una firma digitale in un documento elettronico- un esito positivo della verifica sul Cryptoserver che l'EDS nel documento elettronico appartenga al proprietario del corrispondente certificato chiave di firma e l'assenza di modifiche in questo documento dopo la sua firma;

Centro di verifica– Partnership non commerciale "RTS Stock Exchange" (licenza FAPSI n. LF/17-344 del 01.01.01), che controlla il funzionamento del Sistema EDI;

Sistema EDI- il sistema di gestione dei documenti elettronici RTS, che è un insieme di software mantenuti dal Centro di Certificazione, nonché strumenti informatici e database di proprietà o controllati dal Centro di Certificazione, finalizzati al trasferimento dei documenti elettronici firmati da EDS.

3 Oggetto dell'accordo

3.1 In conformità al presente Accordo, le Parti hanno convenuto di scambiare documenti in formato elettronico con una firma digitale elettronica ai sensi degli Accordi citati nell'Appendice n. 2 al presente Accordo.

3.2 L'elenco dei documenti che possono essere trasferiti utilizzando l'EDS, in relazione a ciascun Accordo, le Parti determinano nell'Appendice n. 2 al presente Accordo.

4 Fondamenti

Le parti hanno convenuto che:

4.1 La gestione elettronica dei documenti mediante EDS nell'ambito degli Accordi specificati nell'Appendice n. 2 del presente Accordo viene effettuata in conformità con la Legge federale del 01.01.01 N 1-FZ "Sulla firma digitale elettronica", Legge federale del 6 aprile , 2011 N 63-FZ "Sulla firma elettronica", il presente accordo e l'accordo sull'uso di EDS.

4.2 Le informazioni in formato elettronico, sottoscritte con firma digitale elettronica, sono riconosciute come documento informatico, equiparato ad un documento cartaceo sottoscritto con firma autografa, se è accertata l'autenticità della firma digitale elettronica nel documento informatico ricevuto secondo le modalità previste dall'art. la clausola 4 del presente Accordo è confermata.

4.3 Tutti i rapporti giuridici previsti dagli Accordi specificati nell'Allegato n. 2 derivanti dalla fornitura/ricezione di documenti in formato cartaceo si applicano anche ai documenti elettronici firmati con un EDS.

4.4 Le Parti sono guidate dalle disposizioni dell'Accordo dei partecipanti al sistema EDI e dell'Accordo generale sull'uso dell'EDS in relazione alla terminologia, ai requisiti per software e hardware, alla procedura per confermare l'autenticità dell'EDS e altri aspetti di interazione tecnica e tecnologica non specificato nel presente Contratto.

4.5 Il Cliente è tenuto a risarcire le spese del Depositario Speciale per il pagamento dei Versamenti Una tantum per la registrazione dei Pacchetti Cliente (destinati al Cliente) effettuati dal Depositario Speciale a favore della Società di Partnership Non Commerciale “RTS Stock Exchange ” sulla base dell'accordo generale sull'uso dell'EDS.

5 Procedura e condizioni di interazione tra le Parti

5.1 Il Cliente riceve assistenza entro i termini, le modalità e le condizioni specificate negli Accordi specificati nell'Appendice n. 2 e nel presente Accordo.

5.2 L'erogazione da parte del Depositario Speciale dei servizi previsti dalle Convenzioni (Appendice) è effettuata sulla base di documenti elettronici trasmessi dal Cliente al Depositario Speciale.

5.3 I resoconti sulle transazioni eseguite, nonché gli altri documenti specificati nell'Allegato n. 2 in relazione a ciascuno dei Contratti, sono forniti al Cliente sotto forma di documenti elettronici firmati con un EDS.

5.4 Lo scambio di documenti elettronici tra le Parti avviene mediante l'invio degli stessi tramite e-mail sotto forma di pacchetti crittografici allegati alle e-mail. La dimensione di un pacchetto crittografico non deve superare 1 MB.

5.5 I formati in cui i documenti devono essere trasmessi sono specificati nell'Appendice n. 2 al presente Contratto.

5.6 L'elenco delle informazioni che devono essere contenute nei documenti informatici previsti dal Regolamento, che costituiscono parte integrante delle Convenzioni (specificate nell'Allegato n. 2), è concordato tra le Parti anche se differiscono da quelle stabilite dai relativi Convenzioni e/o Regolamenti. Tali accordi aggiuntivi sono parte integrante del presente Accordo. Il volume delle informazioni contenute nei documenti informatici non deve essere inferiore a quanto specificato nei relativi Accordi/Regolamenti.

5.7 Per creare pacchetti crittografici, verificare l'EDS ed estrarre le informazioni iniziali, le Parti utilizzano i software ANR "Sign & Verify" e ANR "Sign & Region IC Verify", sviluppati in REGION. ANR "Sign&Verify" utilizza:

· Componente RTSSign per la firma di documenti EDS;

· API RTSVerif per il controllo dei pacchetti crypto sul Cryptoserver di CJSC “DK REGION” con possibilità di conferma nel Certificate Store del Certification Center;

· API RTSVerif per l'estrazione delle informazioni iniziali dai pacchetti crittografici.

· ANR “Sign&Region IC Verify” utilizza il componente RTSSign, che contiene informazioni sull'attuale certificato REGION nelle sue risorse per firmare documenti, verificare l'EDS REGION ed estrarre le informazioni iniziali dai pacchetti crittografici ricevuti da REGION.

5.8 La procedura per la firma dei documenti elettronici con EDS, la loro verifica e l'estrazione delle informazioni iniziali è riportata nell'Appendice n. 1, che è parte integrante del presente Accordo.

5.9 Ciascuna delle Parti garantisce la sicurezza di tutti i messaggi elettronici ricevuti dall'altra Parte ai sensi del presente Accordo e ne conserva un registro completo e cronologico. Tali materiali sono conservati integralmente ed inalterati per i periodi indicati per i relativi documenti in formato cartaceo.

6 Diritti e doveri delle parti

6.1 Il Depositario Speciale si impegna:

6.1.1 Accettare i documenti del Cliente specificati nell'Appendice n. 2 al presente Contratto sotto forma di file firmati con EDS;

6.1.2 Inviare documenti via e-mail al Cliente sotto forma di file firmati con un EDS entro i termini previsti dai relativi Contratti con il Cliente;

6.1.3 Verificare l'autenticità della firma digitale elettronica nei documenti elettronici ricevuti dal Depositario Speciale dal Cliente;

6.1.4 Conformemente alla procedura prevista nella clausola 4.9 del presente Contratto, conservare i documenti elettronici firmati con un EDS nella forma ricevuta dal Cliente e garantirne la sicurezza entro i termini stabiliti dagli Accordi delle Parti e/o del Regolamenti pertinenti;

6.1.5 Comunicare immediatamente (ma comunque non oltre un giorno lavorativo) al Certificatore, nonché al Cliente, i casi di smarrimento, riconoscimento di illegittimità o smarrimento delle chiavi segrete EDS, nonché altri casi di violazione del riservatezza delle chiavi EDS;

6.1.6 Assegnare il titolare del certificato della chiave di firma solo alle persone autorizzate ai sensi del presente accordo a firmare la documentazione elettronica;

6.1.7 Garantire la riservatezza delle chiavi EDS, in particolare, impedire l'utilizzo delle chiavi EDS appartenenti al Depositario Speciale senza il suo consenso, assicurare l'impossibilità di firmare l'EDS di documenti informatici da parte di persone non autorizzate a farlo per ordine del Depositario Speciale Funzionari del depositario;

6.1.8 Non utilizzare la chiave EDS se vi è motivo di ritenere che la riservatezza di tale chiave sia stata violata.

6.2 Il Depositario Speciale non ha diritto:

6.2.1 Apportare eventuali modifiche ai documenti elettronici ricevuti dal Cliente ai sensi del presente Contratto.

6.3 Il Cliente si impegna:

6.3.1 Inviare documenti in formato elettronico utilizzando EDS entro i termini stabiliti dal relativo Accordo delle Parti, nonché i requisiti pertinenti stabiliti nell'Appendice n. 2 al presente Accordo.

6.3.2 Garantire la sicurezza e la riservatezza delle chiavi segrete EDS, inclusa la garanzia che solo le persone autorizzate possano accedervi, e impedire anche l'uso delle chiavi EDS appartenenti al Cliente senza il suo consenso;

6.3.3 Comunicare al Depositario Speciale e al Certificatore tutti i casi di violazione della riservatezza (inclusi smarrimento, riconoscimento di illegittimità o smarrimento) di chiavi segrete EDS entro due ore dal momento della scoperta delle circostanze di cui al presente paragrafo. In caso di violazione dei termini specificati nel presente paragrafo, il Cliente non ha il diritto di fare riferimento alle circostanze specificate, incluso il fatto che il documento sia stato firmato da una persona non autorizzata, in caso di controversia tra le Parti;

6.3.4 Nominare il proprietario del certificato della chiave di firma delle persone che hanno ricevuto una formazione all'uso degli strumenti di protezione crittografica e sono autorizzati a utilizzarli sulla base dell'ordine dei funzionari del Cliente;

6.3.5 Assegnare il titolare del certificato della chiave di firma solo alle persone autorizzate ai sensi del presente Contratto a firmare la documentazione elettronica;

6.3.6 Garantire che i documenti elettronici non possano essere firmati da persone che non sono autorizzate a farlo per ordine dei funzionari del Cliente;

6.3.7 non utilizzare la chiave EDS se vi è motivo di ritenere che la riservatezza di tale chiave sia stata violata

7 Responsabilità delle parti

7.1 Nella risoluzione delle controversie derivanti dall'uso dell'EDS, le Parti si atterranno alle disposizioni dell'Accordo sull'uso dell'EDS, del presente Accordo, nonché della legislazione della Federazione Russa.

7.2 Le Parti saranno responsabili per l'inadempimento o l'errato adempimento degli obblighi previsti dal presente Contratto.

7.3 Il Depositario Speciale è responsabile di:

7.3.1 Causare danno al Cliente a seguito del mancato adempimento della procedura di conferma dell'autenticità dell'EDS in un documento informatico;

7.3.2 Perdite del Cliente derivanti dalla modifica volontaria da parte del Depositario Speciale di un documento sottoscritto con EDS;

7.3.3 Azioni dei dipendenti del Depositario Speciale relative all'uso illegale/non qualificato di chiavi segrete EDS che hanno causato perdite al Cliente.

7.4 Il Depositario Speciale non risponde di:

7.4.1 Le perdite subite dal Cliente a seguito di perdita, danneggiamento o uso non autorizzato/non qualificato da parte del Cliente delle chiavi segrete EDS, di cui il Depositario Speciale non è stato informato entro i termini previsti dalla clausola 5.3.3 del presente Contratto o è stato notificato in violazione di questi termini;

7.4.2 Azioni dei dipendenti del Cliente e il loro trasferimento di documenti elettronici al Depositario Speciale che hanno causato perdite al Cliente come parte dell'attuazione degli Accordi specificati nell'Appendice n. 2 al presente Accordo.

7.5 Il Cliente è responsabile di:

7.5.1 Affidabilità e/o tempestività nel fornire informazioni relative all'attuazione del presente Accordo;

7.5.2 Fornitura di documenti elettronici in formati diversi da quelli descritti nel presente Contratto e nei suoi allegati;

7.5.3 Azioni dei dipendenti del Cliente relative all'uso illegale/non qualificato di chiavi segrete EDS che hanno causato perdite al Cliente e/o al Depositario Speciale;

7.5.4 Segnalazione intempestiva al Depositario Speciale di casi di smarrimento, riconoscimento di illegittimità o smarrimento di chiavi segrete EDS.

7.6 Il Cliente non è responsabile per:

7.6.1 Perdite subite a seguito di alterazione dei documenti informatici da parte del Depositario Speciale ricevuti dal Depositario Speciale;

7.6.2 Azioni dei dipendenti del Depositario Speciale relative all'uso illegale/non qualificato delle chiavi segrete EDS che hanno causato perdite per il Cliente e per il Depositario Speciale

7.7 Nessuna delle parti sarà responsabile per l'inadempimento totale o parziale degli obblighi derivanti dal presente accordo se l'inadempimento degli obblighi è causato dal verificarsi di circostanze di forza maggiore (forza maggiore), quali calamità naturali, scioperi, atti di stato organismi, guasto delle strutture di comunicazione (inclusi, ma non limitati a, telefono, elettronica, telescrivente e altri tipi di comunicazione) e altre circostanze che sfuggono al ragionevole controllo delle Parti e impediscono la trasmissione e la ricezione di qualsiasi delle Parti di qualsiasi messaggi elettronici concordati dalle Parti.

7.8 La Parte in relazione alla quale si sono verificate le circostanze specificate nella clausola 6.7 è tenuta a darne comunicazione all'altra Parte entro un giorno dal verificarsi di tali circostanze. Allo stesso tempo, la seconda Parte ha il diritto di esigere la presentazione di prove, che possono essere certificati e certificati rilasciati dalle autorità e dall'amministrazione competenti, salvo i casi in cui tali circostanze sono ben note. In caso di violazione del termine di notifica di cui al presente paragrafo, le Parti sono private del diritto di richiamare le circostanze di cui sopra come esonero dalla responsabilità per inadempimento dei propri obblighi.

7.9 In caso di cessazione per cause di forza maggiore, le Parti sono obbligate a informarsi reciprocamente entro un giorno dal momento della cessazione.

8 Risoluzione delle controversie

8.1 Nella risoluzione delle controversie, le Parti non mettono in discussione la validità legale dei documenti elettronici presentati come prova, inviati, ricevuti, archiviati in conformità con i termini del presente Accordo.

8.2 I documenti elettronici firmati con un EDS hanno valore legale per le Parti paragonabile (vale a dire uguale) a un documento scritto sigillato con firme e sigilli autografi.

8.3 Tutte le controversie derivanti dall'esecuzione da parte delle Parti del presente Accordo saranno risolte mediante negoziati, a seguito dei quali le Parti dovranno firmare il relativo Protocollo.

8.4 In caso di mancato raggiungimento di un accordo su questioni controverse attraverso negoziati, le Parti sottoporranno la controversia al Tribunale Arbitrale di Mosca.

9 La durata dell'Accordo e la procedura per la sua risoluzione

9.1 Il presente accordo entra in vigore dal momento della sua sottoscrizione da parte di entrambe le Parti.

9.2 La durata del presente Accordo non può superare la durata dell'Accordo sull'uso di EDS. Per quanto riguarda ciascuno degli Accordi elencati nell'Appendice n. 2, il presente Accordo è valido fino alla cessazione degli obblighi derivanti da tali Accordi.

9.3 Il presente accordo può essere risolto anticipatamente su richiesta di una delle Parti. La parte che intende recedere dal Contratto dovrà darne comunicazione scritta all'altra parte. Dal momento della ricezione della comunicazione, il Depositario Speciale non accetta i documenti informatici del Cliente che comportino l'obbligo per il Depositario Speciale di intraprendere azioni legali.

9.4 Il presente contratto è risolto dal momento in cui le Parti adempiono a tutti i loro obblighi derivanti dal presente Contratto.

9.5 Qualora il presente Accordo preveda regole diverse per il rapporto tra le Parti rispetto a quelle contenute nei documenti di cui al par. 2 - 6 dell'articolo 1 del presente Accordo, si applicano le norme del presente Accordo.

10 Varie

10.1 Le Parti che hanno avuto accesso ai dati personali che sono stati trasferiti dalle Parti nell'ambito dell'esecuzione del Contratto si impegnano a non divulgarli a terzi e a non diffondere i dati personali senza il consenso dell'interessato, salvo diversamente prevista dalla legge federale.

10.2 Il presente Accordo è redatto in 2 copie, aventi uguale valore legale, una copia per ciascuna delle Parti. Ogni copia è firmata da persone autorizzate e sigillata.

10.3 Tutti gli allegati e le integrazioni al presente Accordo ne costituiscono parte integrante e devono essere firmati dai rappresentanti autorizzati di entrambe le Parti.

11 Dettagli delle parti

Deposito speciale:

Società per azioni chiusa "Società depositaria "REGION"

Cliente:

Indirizzo: edificio. 2.

IN "NORMA NAZIONALE"

tel. est. 337 , 223, 133

Fax interno337

Fax

_____________________ //

________________________ / ___________./

Applicazione

all'accordo sulla gestione elettronica dei documenti

№ _________________ EDO

da "___" ___________ 2011

"____" __________ 2011

ELENCO DEGLI ACCORDI,

nell'ambito del quale si applica l'accordo sulla gestione elettronica dei documenti,

così come l'Elenco dei documenti che possono essere trasmessi utilizzando EDS

I. Le parti hanno convenuto che l'Accordo sulla gestione elettronica dei documenti n. ___ del ________ si applica ai seguenti contratti:

1. Accordo sulla fornitura di servizi di un depositario specializzato di coperture ipotecarie al Gestore della copertura ipotecaria n. _______ / IP del ., concluso tra Società per Azioni Chiuse "Società Depositaria "REGIONE" (di seguito denominata Depositario Speciale) E _ _______________________________ (di seguito denominato Cliente).

Il Cliente ha la facoltà di trasferire al Depositario Speciale i seguenti documenti previsti dal Regolamento del depositario specializzato di copertura ipotecaria REGIONE (di seguito Regolamento, utilizzando l'EDS:

· Tutti i tipi di ordini.

· Tutti i tipi di requisiti.

· Richieste.

Il Depositario Speciale ha la facoltà di trasferire al Cliente i seguenti documenti previsti dal Regolamento:

· Tutti i tipi di notifiche.

· Estratti del Registro delle Coperture Mutui.

· Informazioni sull'importo della copertura ipotecaria.

· Registro delle coperture ipotecarie.

2. Accordo sulla fornitura di servizi di un depositario specializzato n. _______/ SD-UKPIF da _______________________________ stipulato tra il Depositario Speciale e il Cliente.

3. Convenzione per la prestazione dei servizi per la tenuta dell'albo dei sottoscrittori di quote. N. _______/SR-UKPIF del ______________, concluso tra il Depositario Speciale e il Cliente.

4. Convenzione per il pagamento dei servizi del Depositario Specializzato datata _________ 2011.

5. Contratto di deposito n. ____ del "___" ____________ 2011

II. Formato di trasmissione del documento. Modelli di documenti.

1. In base all'accordo di cui al comma 1 dell'art. I. della presente Appendice n. 2 Il Cliente si impegna a fornire documenti in formato elettronico utilizzando un EDS rigorosamente in conformità con i modelli allegati al presente Contratto.

Il Cliente deve trasferire i documenti al Depositario Speciale nel seguente formato: XML, Extensible Markup Language (codifica Windows 1251).

Il Depositario Speciale trasferirà i documenti al Cliente sotto forma di file firmati con EDS in formato doc, xls, jpg, pdf (Portable Document Format).

I modelli di documenti elettronici sono forniti dal Depositario Speciale al Cliente come parte della documentazione e del pacchetto software trasferito ai sensi del presente Contratto.

2. Ai sensi degli accordi di cui ai commi 2-4 dell'art. I. del presente Allegato n. 2, le Parti hanno facoltà di trasferirsi reciprocamente gli eventuali documenti previsti dal Regolamento per la tenuta del registro dei titolari di quote partecipative di fondi comuni di investimento da parte della REGIONE depositaria specializzata, dal Regolamento della depositaria specializzata REGIONE” e previsto nelle stesse convenzioni di cui sopra.

Contestualmente, le Parti dovranno presentare documenti in formato: doc, xls, jpg, pdf (Portable Document Format).

3. In base all'accordo di cui al comma 5 dell'art. I della presente Appendice n. 2, il Cliente si impegna a fornire documenti in formato elettronico utilizzando un EDS rigorosamente conforme ai modelli.

La Depositaria Speciale trasferisce al Cliente i documenti previsti dal Regolamento Regionale del Servizio di Deposito e dalla convenzione di cui al comma 5 dell'art. I della presente Appendice n. 2 sotto forma di file firmati con EDS, in formato doc, xls, jpg, pdf (Portable Document Format).

Il Cliente deve presentare i documenti elettronici al Depositario Speciale in uno dei seguenti formati:

testo (codifica ASCII (American Standard Code for Information Interchange), tabella codici WIN1251);

· НTML, HyperText Markup Language (codifica Windows 1251).

I modelli di istruzioni elettroniche sono forniti dal Depositario Speciale al Cliente come parte della documentazione e del pacchetto software trasferito ai sensi del presente Contratto.

FIRME DELLE PARTI

_____________________ //

________________________ / ____________./ M.P.

“La gestione elettronica dei documenti è un sistema di trasmissione dati progressivo e promettente:

- Il sistema fornisce elevata affidabilità e affidabilità della contabilità e controllo del flusso di documenti, riservatezza garantita delle informazioni trasmesse;

- Il sistema consente di inviare segnalazioni dal posto di lavoro dell'assicurato in qualsiasi giorno, in qualsiasi momento della giornata;

- Il sistema consente di correggere rapidamente gli errori rilevati dalle autorità PFR nei documenti presentati dal posto di lavoro dell'assicurato ripetutamente in un giorno;

- Per il commercialista non è necessario visitare l'ente territoriale del PFR;

- Quando invia i rapporti, l'assicurato riceve informazioni elettroniche sui risultati della ricezione dei rapporti;

- Si apre in azienda la possibilità di creare archivi elettronici dell'intero flusso documentale con l'ente territoriale del PFR.

La questione della possibilità e della procedura per l'invio di informazioni in formato elettronico è decisa dall'ente territoriale della Cassa pensione insieme a un assicurato specifico ed è redatta dalla "Convenzione sullo scambio di documenti elettronici nel sistema di gestione elettronica dei documenti".

1 . Cosa è necessario per inviare segnalazioni al Dipartimento PFR in formato elettronico con firma elettronica (di seguito ES):

- software per la creazione di report nei formati stabiliti;

- software crittografico con l'implementazione delle funzioni necessarie di ES e crittografia (sviluppo di chiavi crittografiche, firma e verifica di ES a livello di file, crittografia dei dati). Tali funzioni sono implementate da software appartenenti alla categoria degli strumenti di protezione delle informazioni crittografiche (di seguito CIPF) e che, se utilizzati in un sistema di gestione elettronica dei documenti (di seguito EDMS), il PFR deve disporre di un certificato FSB;

- servizi di un centro di certificazione per la creazione e il mantenimento di certificati chiave ES nell'EDMS PFR;

- realizzazione di misure organizzative: nomina di un responsabile per l'organizzazione dell'uso di CIPF, attrezzature e protezione contro l'accesso non autorizzato al posto di lavoro, supporti magnetici di chiavi crittografiche, archivi di documenti elettronici;

- Conclusione della "Convenzione sullo scambio di documenti elettronici nel sistema di gestione elettronica dei documenti del PFR attraverso i canali di telecomunicazione" con il Dipartimento distrettuale del PFR.

Per questi scopi, avrai bisogno di:

* Contatta il centro di certificazione, seleziona il pacchetto di servizi di cui hai bisogno, ricevi un modulo di domanda (per la produzione di un certificato di chiave di firma per il gestore) e altra documentazione.

* Contattare l'ufficio distrettuale PFR con una domanda completa per la sua approvazione e concludere un "Accordo sullo scambio di documenti elettronici nel sistema di gestione elettronica dei documenti PFR tramite canali di telecomunicazione".

* Quando sei pronto per iniziare a lavorare, effettua uno scambio di messaggi di prova con il dipartimento PFR.

  1. Caratteristiche della gestione elettronica dei documenti nell'UIF.

- Le informazioni contabili individuali (personalizzate) presentate alla Cassa pensione della Federazione Russa appartengono alla categoria dei dati personali. La loro predisposizione, inoltro ed elaborazione avviene nel rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali.

- Per presentare un rapporto al dipartimento PFR, è necessario un ES, il capo dell'organizzazione.

- In conformità con i requisiti della legge federale "Sulla firma elettronica" del 6 aprile 2011 n. 63-FZ, l'uso di un ES da parte di una persona che non ne è il proprietario è inaccettabile. Tali azioni comportano la perdita del valore legale del documento firmato, il trasferimento delle chiavi crittografiche nella categoria di quelle compromesse e la revoca del relativo certificato.

Servizi forniti agli assicurati:

Organizzazione

Tecnologia

Informazioni sui contatti

Nota

Centro JSCInform

"Contorno esterno"

Contatto tel. 740-54-05 - Reparto connessioni

CJSC "CENTRO DI CERTIFICAZIONE"

PP "Rapporto Komita"

Contatto tel.

LLC "Azienda" Tenzor "

"Segnalazione elettronica SBS++"

Contatto tel.

ARGOS LLC

www.argos-nalog.ru

EDMS "Argos - Contribuente"

Contatto tel.

Taxcom LLC

PC "Velocista"

Contatto tel.

ZAO Kaluga Astrale

www.astralnalog.ru

PC "Rapporto astrale"

Contatto tel.

702-11-93, 309-29-23

KORUS Consulting CIS LLC

PC "Sfera"

Contatto tel.

Centro di certificazione LLC GAZINFORMSERVICE

http://ca.gisca.ru

PC "Referente Taxnet"

Contatto tel.

8-800-50-50-50-2 (numero verde)

LLC "Rus-Telecom"

www.rus-telecom.ru

"Corriere"

Contatto tel. uffici di rappresentanza a San Pietroburgo

Gestione elettronica dei documenti tra organizzazioni: come funziona? Quali documenti possono essere scambiati elettronicamente, come stipulare un accordo con una controparte per stabilire un'interazione elettronica e cosa scrivere nel regolamento? Questo sarà discusso nel nostro materiale.

Un elemento importante di qualsiasi gestione di documenti elettronici è un documento elettronico. Per dare a un documento creato in formato elettronico un effetto giuridicamente significativo su entrambi i lati della gestione elettronica dei documenti, è necessario dotarlo di 3 proprietà importanti. Il documento elettronico deve:

  • Avere i dettagli richiesti.
  • conforme al formato approvato.
  • Verificare la firma della persona responsabile.

Se tu e la tua controparte avete organizzato la generazione di documenti elettronici secondo formati stabiliti presso le vostre imprese, è necessario garantire tecnicamente la vostra interazione elettronica con lui. Come farlo?

Affinché 2 sistemi separati possano scambiarsi reciprocamente ed efficacemente i documenti, è necessario prescrivere tutte le sfumature del flusso dei documenti in un regolamento speciale.

Prima di tutto, è necessario capire quali documenti elettronici devono essere firmati con una firma elettronica semplice e quali con una rafforzata. I tipi legalmente consentiti di firme elettroniche sono mostrati nella figura.

Documenti di diverso grado di significatività e riservatezza possono partecipare alla gestione elettronica dei documenti con le controparti. Ad esempio, i requisiti più severi sono imposti alle fatture elettroniche: devono essere firmate esclusivamente dall'UKEP e inviate tramite l'operatore EDF (Ordine del Ministero delle finanze della Russia del 10 novembre 2015 n. 174n). E per i documenti aziendali interni, l'uso di UKEP non è obbligatorio. Pertanto, l'azienda stessa decide con quale firma verrà firmato questo o quel documento interno.

Nel regolamento sulla gestione dei documenti elettronici, è necessario fissare la procedura per la firma dei documenti elettronici e delineare la cerchia delle persone responsabili che hanno il diritto di firmarli.

Dopo aver risolto tutti i problemi normativi con le controparti, è necessario selezionare un operatore EDI attraverso il quale si scambieranno documenti elettronici e concludere un accordo con lui. Inoltre, altri compiti dovranno essere risolti:

  • Organizzare un archivio elettronico dei documenti elettronici ricevuti e inviati.
  • Fai aggiunte a politica contabile per quanto riguarda il passaggio alla gestione elettronica dei documenti.
  • Fornire alle persone responsabili firme elettroniche.
  • Risolvere altri problemi organizzativi e tecnici necessari per l'efficace funzionamento del sistema.

Scambio di documenti sotto forma di immagini scansionate: come e quando è possibile

Lo scambio elettronico tra controparti di documenti sotto forma delle loro immagini scansionate è praticato nelle aziende da molto tempo, sin dalla comparsa di vari servizi di posta Internet. Ciò non richiede alcun programma speciale o connessione agli operatori EDI. Tuttavia, la facilità d'uso di questo metodo di scambio di documenti presenta una serie di inconvenienti significativi:

  • L'impossibilità di garantire la sicurezza garantita delle informazioni.
  • Tempi e costi di manodopera significativi per la traduzione di un documento cartaceo in un'immagine digitalizzata elettronica.
  • La necessità della successiva stampa del documento.
  • Impossibilità di scambio rapido di documenti coordinati.
  • Altre carenze (mancanza di tracciabilità del documento, ritardi nell'approvazione gerarchica in azienda, ecc.).

Ciò porta a un restringimento dell'ambito di questo metodo di scambio di documenti in formato elettronico tra organizzazioni. Lo scambio di immagini scansionate viene utilizzato principalmente per quei tipi di documenti che non sono giuridicamente significativi per l'azienda. E vengono inviati elettronicamente alla controparte solo per velocizzare l'interazione (adempimento dei termini dei contratti o risoluzione di problemi aziendali correnti). Contestualmente l'originale cartaceo viene inviato parallelamente per posta o corriere.

Quando hai bisogno di un'applicazione per il collegamento alla gestione elettronica dei documenti

A volte, ai fini dell'interazione esterna con le parti interessate, un'azienda deve emettere un modulo speciale di domanda per la connessione a un sistema elettronico di gestione dei documenti e una serie di altri documenti. La maggior parte delle aziende si trova di fronte alla necessità di emettere tale domanda quando presenta la segnalazione elettronica all'UIF.

In questo caso, i partecipanti al flusso documentale elettronico non saranno i partner commerciali, ma l'azienda e il fondo fuori bilancio. L'applicazione non può essere scritta in nessuna forma: il suo modello già pronto è disponibile sul sito Web di PFR. Deve contenere i seguenti dati:

  • Dettagli della società che entra in interazione elettronica con il fondo.
  • Informazioni sull'operatore di telecomunicazioni e sui mezzi di protezione crittografica delle informazioni utilizzate.

Ma una domanda di interazione elettronica con il fondo non è sufficiente. È inoltre necessario:

  1. Prima di compilare la domanda, scegli un centro di certificazione accreditato che fornisce dettagli tecnici collegare il flusso documentale per il TCS con la successiva conclusione di un accordo (accordo) con esso per la fornitura di servizi per il trasferimento di documenti elettronici.
  2. Dopo aver presentato la domanda e averla verificata dagli specialisti del fondo, concludere un accordo con il PRF sulla connessione alla gestione elettronica dei documenti. Il modulo è scaricabile dal sito della fondazione.

Lo scambio elettronico di informazioni delle società con l'UIF consente di fornire informazioni contabili personalizzate senza visitare il fondo, identificare e correggere tempestivamente errori di segnalazione e risolvere una serie di altri compiti.

Per ulteriori informazioni sull'interazione elettronica con la FIU, vedere questo materiale.

La società stessa determina come passare alla gestione elettronica dei documenti con le controparti. Ma in ogni caso, questo è un processo di negoziazione. Una proposta per passare alla gestione elettronica dei documenti può essere risolta oralmente, sotto forma di invito scritto di uno dei partner commerciali o firmando un accordo speciale.

Per offrire alla controparte per iscritto di stabilire la gestione elettronica dei documenti, è possibile inviargli una lettera. L'invio di lettere di questo tipo aiuta un'azienda con un ampio flusso di documenti a invitare partner nuovi ed esistenti all'interazione elettronica.

Nel testo della lettera in forma concisa, è necessario informare la controparte:

  • Sulla possibilità legalmente fissata della gestione elettronica dei documenti.
  • I suoi vantaggi.
  • Moduli di documenti che si prevede di scambiare elettronicamente.
  • Azioni necessarie per eseguire la migrazione a questo sistema.

Di seguito viene presentata una lettera di esempio sulla transizione alla gestione elettronica dei documenti (estratto).

È possibile, senza modificare il testo della lettera e sostituendo solo i dettagli delle controparti, informarle rapidamente della tua volontà di organizzare un reciproco scambio elettronico di documenti.

Accordo sullo scambio di documenti elettronici tra persone giuridiche

Le controparti possono prescrivere le sfumature dell'interazione senza carta in un accordo separato sulla gestione dei documenti elettronici. Come comporlo?

La legislazione non stabilisce requisiti speciali per la forma e il contenuto di un accordo sulla gestione elettronica dei documenti tra persone giuridiche. Pertanto, la sua composizione e il contenuto sono determinati dai suoi partecipanti. Allo stesso tempo, è necessario osservare lo stile e la struttura comuni a tali documenti (è necessario descrivere l'oggetto dell'accordo, il periodo di validità, i dettagli delle parti e altre questioni).

La figura seguente mostra le principali (possibili) sezioni di tale accordo.

Per stabilire l'interazione elettronica, è necessario concordare le sue sfumature. Ciò può essere fatto verbalmente, inviando una lettera e/o firmando un accordo separato. Sarà inoltre necessario risolvere una serie di problemi correlati (prescrivere la procedura per lo scambio di documenti elettronici, stabilire persone responsabili, fornire loro una firma elettronica, ecc.).

La gestione elettronica dei documenti (EDM) lo è modo veloce scambio di informazioni basato sull'uso di documenti elettronici con firme virtuali. Ha da tempo ottenuto il riconoscimento nei paesi sviluppati del mondo come uno strumento efficace per il business operativo.

essenza

La gestione elettronica dei documenti tra organizzazioni è un insieme di processi per la creazione, l'elaborazione, l'invio, il trasferimento, la ricezione, l'archiviazione, l'utilizzo e la distruzione di documenti. Tutti questi processi vengono eseguiti dopo aver verificato l'integrità e aver confermato la ricezione dei documenti.

Le regole per l'attuazione della circolazione dei documenti tra persone giuridiche sono effettuate previo accordo delle parti. Lo scambio di informazioni avviene tramite mezzi di telecomunicazione ei documenti vengono archiviati su supporti elettronici. Il periodo di conservazione delle informazioni contabili non deve superare quello stabilito dalla legge.

Le organizzazioni possono scambiarsi tra loro documenti formali e informali con le firme dei partecipanti. Nel campo dell'attività imprenditoriale, questi possono essere: fatture, accordi, fatture, ordini, notifiche, procure, ecc. Le informazioni possono essere trasmesse sotto forma di file di testo, tabelle e grafici.

Lo scopo dell'introduzione di EDI

Un prerequisito per l'introduzione dell'EDI può essere:

  • riduzione del lavoro di routine;
  • ridurre la perdita di documenti;
  • lavoro "trasparente" con i documenti;
  • migliorare la disciplina delle prestazioni - fornire documenti entro il periodo di tempo specificato, ecc.

Gli obiettivi quantitativi includono:

  • Ridurre di 10 volte il tempo di elaborazione dei documenti.
  • Dimezza le spese d'ufficio.

La gestione elettronica dei documenti tra organizzazioni: come funziona

In conformità con la legislazione nazionale, la gestione elettronica dei documenti tra le organizzazioni viene effettuata previo accordo delle due parti. Per lo scambio di dati, è necessario che tutti i partecipanti siano collegati all'apparecchiatura di un operatore. Successivamente, l'utente deve inviare una richiesta per essere aggiunto all'elenco delle controparti. Dopo aver confermato la richiesta, i partecipanti al sistema possono scambiare dati.

Il modulo EDI dovrà svolgere le seguenti funzioni:

  • Invita i partner a scambiare dati.
  • Crea una rubrica.
  • Integrazione con software di contabilità, ad esempio 1C.
  • Firma e crittografa i documenti.
  • Corrispondenza struttura.
  • Tieni traccia dello stato delle email.

La gestione elettronica dei documenti tra le organizzazioni viene effettuata utilizzando i certificati. La connessione al server e l'autenticazione avviene tramite un certificato digitale personale. Ad ogni utente del sistema viene rilasciato un EDS, memorizzato su un vettore Token elettronico e protetto da un codice PIN. L'utente deve inserire il proprio login, password per l'account personale. Solo allora avrà accesso ai suoi documenti.

Qualsiasi dipendente dell'organizzazione connesso al sistema può avviare il processo di scambio. Prima di inviare il documento alla controparte, deve essere sottoscritto in firma digitale. Questa operazione viene eseguita utilizzando il programma Cryptopro. Il documento viene inviato tramite EDI. Un dipendente della controparte riceve una notifica sulla ricezione di un nuovo documento. Se lo accetta, mette anche un EDS. Se è necessario apportare modifiche al documento, ne viene creato uno nuovo. versione elettronica. Al termine della modifica, è necessario salvare tutte le modifiche utilizzando la firma digitale. Quindi il documento con la modifica viene inviato alla controparte. Se necessario, viene effettuato il coordinamento elettronico delle informazioni.

Se è necessario apportare nuovamente modifiche, l'intera procedura viene ripetuta di nuovo. Se non ci sono reclami sulla nuova versione, il documento viene rispettato. Il campione finale è considerato firmato da due firme digitali. Tutte le versioni del documento sono memorizzate sul server e sono disponibili per la visualizzazione. Una volta assegnato al campione lo stato di valido, non sarà possibile modificare il documento. Ai contratti interrotti viene assegnato lo stato "Annullato". In questo modo viene eseguita la gestione elettronica dei documenti tra le organizzazioni.

Attrezzatura

Cosa è necessario per la gestione dei documenti elettronici tra le organizzazioni? Innanzitutto, è necessario selezionare un operatore di telecomunicazioni e installare un software speciale per lo scambio di informazioni. In secondo luogo, con ciascuna controparte con cui l'organizzazione intende intrattenere corrispondenza elettronica, è necessario concludere un "Accordo sullo scambio di documenti elettronici".

È inoltre necessario installare un server EDI su cui verranno archiviati tutti i documenti. Può trattarsi sia di apparecchiature client che di archiviazione "cloud". L'accesso ai dati di sistema dall'esterno viene effettuato tramite un'applicazione installata sull'apparecchiatura dei dipendenti dell'organizzazione. L'interazione dei computer con il server viene effettuata tramite il protocollo HTTP con crittografia aggiuntiva SSL 128. L'accesso ai documenti viene effettuato solo attraverso l'interfaccia dell'applicazione e dopo l'autenticazione.

Progetto EDI

Un progetto di automazione dei processi può richiedere da pochi mesi a qualche anno. Il termine dipende direttamente dal numero di processi che devono essere automatizzati, dalle risorse e dalle capacità finanziarie dell'organizzazione. Un breve schema per l'implementazione di EDI è il seguente:

  • Creazione di un gruppo di lavoro.
  • Formazione di obiettivi, scadenze e budget del progetto.
  • Studio dei processi esistenti.
  • Sviluppare incarichi.
  • Selezione del sistema EDI.
  • Firma di un contratto per l'implementazione dell'EDMS.
  • Approvazione delle regole di lavoro.
  • Riempire le directory di sistema.
  • Formazione.
  • Esecuzione di prove preliminari.
  • Emissione di un ordine sull'introduzione di EDMS.
  • Miglioramento del software e delle procedure operative.
  • Lancio di un progetto pilota.
  • Transizione su vasta scala all'EDI.

Errori nell'implementazione di EDI

Nel processo, dovrebbe essere prestata particolare attenzione ai processi in cui, per legge, è richiesta la carta. Non è possibile duplicare elettronicamente un documento cartaceo. Ciò rallenta notevolmente il processo di lavoro e provoca un atteggiamento negativo nei confronti del processo di automazione nel suo complesso. Nessuno paga un extra per fare il doppio lavoro.

Nel processo di attuazione, è necessario sviluppare una nuova procedura per lavorare con i documenti, formare il personale e solo successivamente impegnarsi in un'attuazione a tutti gli effetti. Ciò può essere ottenuto solo se i vantaggi dell'utilizzo delle nuove tecnologie vengono comunicati ai dipendenti.

Un altro errore popolare è uno studio debole dei requisiti per l'EDMS. Se gli utenti devono lavorare in un sistema non configurato, il processo EDI differisce da quello adottato nell'organizzazione.

La gestione elettronica dei documenti tra le organizzazioni: pro e contro

Vantaggi:

  • Riduzione del costo di invio di documenti originali per posta.
  • Risparmio di spazio di archiviazione per i documenti. È tutto memorizzato elettronicamente.
  • Facilità d'uso. Il documento viene inviato da un posto di lavoro. Viene effettuata una rapida ricerca di un documento per stato (inviato, ricevuto, accettato, ecc.).
  • Consegna immediata. Tutte le informazioni inviate arrivano al destinatario in pochi secondi.
  • Il documento non può essere perso prima della scadenza del suo periodo di conservazione nel sistema.

Screpolatura:

  • Per utilizzare l'attrezzatura, è necessario acquistare una licenza, che costa un sacco di soldi.
  • Molto spesso, i dati possono essere scambiati solo tra partecipanti allo stesso sistema.
  • La gestione elettronica dei documenti tra organizzazioni in 1C o l'utilizzo di qualsiasi altro software differisce dallo schema utilizzato in precedenza. Con l'introduzione del nuovo algoritmo, tutti i dipendenti avranno domande sullo svolgimento del lavoro.
  • Equipaggiamento tecnico. Prima dell'introduzione dell'EDI, l'organizzazione deve acquistare attrezzature e formare i dipendenti per gestire il nuovo sistema.
  • L'EDI viene effettuato utilizzando un EDS, la cui validità è di 1 anno. I certificati devono essere monitorati e aggiornati in modo tempestivo. È inoltre necessario controllare il periodo di validità dei certificati di controparte al fine di evitare problemi con l'imposta.

Regolamento legale

Quali normative regolano la gestione dei documenti elettronici tra le organizzazioni? La legislazione della Federazione Russa include la legge federale n. 63 "Sulla firma elettronica", le regole per l'invio di documenti al Servizio fiscale federale sono prescritte nell'ordine del Ministero delle finanze n. MMV-7-2 / 168. L'EDI tra organizzazioni viene effettuato sulla base dell'ordine del Ministero delle finanze n. 50n. Le regole per lo scambio di documenti contabili primari in formato elettronico sono prescritte nell'ordine del Servizio fiscale federale n. ММВ-7-6/36@. Tutti gli operatori EDF nel corso delle loro attività devono essere guidati dall'ordine del Servizio fiscale federale n. ММВ-7-6/253@.

"SBI"

La gestione elettronica dei documenti tra le organizzazioni "SBIS" offre ai clienti i seguenti vantaggi:

  • Puoi inviare documenti a qualsiasi organizzazione registrata nel territorio della Federazione Russa. Se la controparte non è un membro del sistema SBIS, un dipendente dell'azienda contatterà semplicemente il rappresentante dell'organizzazione e invierà gli inviti a partecipare al sistema alla sua e-mail. Subito dopo la conferma della richiesta, lo scambio di informazioni tra i partecipanti avverrà senza intermediari.
  • Non è necessario installare software sul computer. Abbastanza da avere Versione attuale browser e accesso a Internet.
  • Non è necessario alcun software speciale per lavorare con i dati. Se il report viene inizialmente preparato in software di terze parti, ad esempio 1C, è possibile configurare l'integrazione dei dati con il sistema VLIS.
  • La forma standard del documento non è stabilita. Puoi inviare testo, foglio di calcolo, immagini e altro.

SKB "Kontur"

Uno dei primi sviluppatori di software in Russia fornisce anche attrezzature per la gestione elettronica dei documenti tra le organizzazioni. "Kontur" ha sviluppato il sistema Diadoc, con l'aiuto del quale viene effettuato lo scambio di documenti elettronici. Una caratteristica del sistema è che l'accesso ai dati può essere ottenuto all'estero. L'azienda ha sviluppato tariffe di roaming appositamente per questo scopo. Se lo si desidera, accesso mono ai dati tramite l'API.

Di che cosa hai bisogno?

Per connettere EDI, un'organizzazione deve acquistare:

  • software concesso in licenza;
  • server;
  • aggiornare le attrezzature;
  • personale ferroviario;
  • configurare e integrare EDMS per lavorare con le applicazioni interne.

Tali investimenti devono essere effettuati per collegare la gestione dei documenti elettronici tra l'organizzazione? L'inclusione nel costo della consulenza del supporto tecnico, dell'aggiornamento dell'EDMS e del software è la seconda fase dell'investimento. Questi costi devono essere pagati mensilmente.

Conclusione

Il flusso di lavoro cartaceo viene sostituito da quello elettronico. Non solo riduce i costi di processo dell'organizzazione, ma aumenta anche l'efficienza dell'azienda nel suo complesso. Affinché l'EDI funzioni correttamente, è necessario formulare chiaramente gli obiettivi dell'implementazione del sistema e configurare correttamente l'apparecchiatura.

Inoltre, sono indicate le condizioni per la modifica del presente accordo, la procedura per l'esame delle controversie e varie restrizioni. A loro discrezione, le aziende aggiungono o rimuovono alcuni elementi, ma le grandi organizzazioni dipingono tutti i dettagli nel modo più completo possibile. Questo approccio consente di risparmiare tempo nella discussione di molti problemi che inevitabilmente sorgono quando si collegano le controparti. E in caso di combinazione sfavorevole di circostanze e contenzioso, un accordo di scambio consentirà al tribunale di formare rapidamente un quadro obiettivo generale di questo lato della cooperazione commerciale. Elettronicamente o su carta, ed è necessario un accordo? Si ritiene che senza la conclusione di un accordo o di un accordo aggiuntivo, lo scambio di documenti elettronici tramite il servizio non avrà valore legale.

Gestione elettronica dei documenti con le controparti: da dove cominciare

E qual è questa procedura per lo scambio di documenti elettronici? Quale dei tipi di firme elettroniche dovrebbe essere firmato un documento elettronico? Ringraziamo Olga Vladimirovna Saltykova, capo contabile di OOO Firma ANIS-98, Mosca, per l'argomento proposto per l'intervista. IV. Murashkintsev: Questo ordine sarà diverso per i diversi documenti. Esistono requisiti speciali e più severi per le fatture elettroniche.
Devono essere firmati con firma elettronica qualificata potenziata e inviati tramite un operatore di gestione elettronica dei documenti, Ordine, approvato. Ordinanza del Ministero delle Finanze del 25 aprile 2011 n. 50n. Una firma elettronica qualificata potenziata è un analogo del sigillo di un'organizzazione insieme alla firma della persona responsabile. In allegato è riportato un certificato chiave di verifica qualificato.
Solo i centri di certificazione accreditati possono emettere tali firme elettronicheLegge n. 63-FZ del 6 aprile 2011.

Accordo sullo scambio di documenti elettronici

  • Chi è responsabile della firma elettronica?, n. 21
  • Documenti elettronici: devo stamparli?, n. 18
  • Come può una persona semplificata confermare il pagamento delle spese in contanti a un imprenditore, n. 18
  • Ho bisogno di un sigillo su una procura, n. 15
  • Esecuzione di lavori nell'ambito del contratto "tolling", n. 15
  • LLC ha deciso di cambiare nome: istruzioni passo passo, № 13
  • Firmiamo il documento: cosa, dove e come, n. 11
  • Rifiuto del sigillo rotondo: vale la pena correre?, n. 10
  • Voglio sapere tutto: accordi con persone responsabili, n. 8
  • Riduciamo il flusso di lavoro nel magazzino, n. 8
  • I manoscritti non bruciano gratis... Tenendo conto del costo della distruzione dei documenti, n. 8
  • Fattura non ricevuta in tempo: ci sarà un ritardo nel pagamento, n. 7
    • 2014

Accordo con una controparte per lo scambio legale di fatture elettroniche

Un'indicazione dell'ordine in cui sono conservati i documenti elettronici li proteggerà dalla distruzione prematura L'ordine in cui sono conservati i documenti elettronici non differisce dall'ordine in cui sono conservati i documenti cartacei. Pertanto, le fatture elettroniche devono essere conservate per il periodo previsto per la conservazione dei documenti cartacei (clausola 1.13 della Procedura per l'emissione e la ricezione di fatture in formato elettronico tramite canali di telecomunicazione utilizzando una firma elettronica digitale, approvata con ordinanza del Ministero delle Finanze della Russia del 25.04.11 n. 50n). Ricordiamo che ai fini contabili i documenti primari vengono conservati per cinque anni e ai fini fiscali per quattro anni.

Ma in pratica ci sono rischi di perdere il documento (ad esempio, in caso di guasto del computer o in caso di incendio). Pertanto, è opportuno definire la procedura per ottenere copie di documenti dalla controparte contrattuale (si veda il commento dell'esperto di seguito).

Accordo sulla gestione elettronica dei documenti tra persone giuridiche

Attenzione

Di conseguenza, il tribunale ha convenuto che le detrazioni contestate fossero legalmente rivendicate e contengono correzioni e distorsioni. Ricordiamo che le correzioni possono essere apportate solo previo accordo con i partecipanti alle transazioni commerciali. Ciò deve essere confermato dalle firme di coloro che hanno firmato i documenti, indicando la data in cui sono state apportate le correzioni (lettera del Ministero delle finanze della Russia del 25.01.12 n. 07-02-06 / 9).

Pertanto, è opportuno indicare nell'accordo anche la procedura per apportare correzioni ai documenti informatici. In particolare, indicare che la società non è autorizzata ad apportare modifiche al documento unilateralmente. 6.

Importante

E non importa se invii fatture in formato cartaceo o elettronico e se utilizzi i servizi di uno o più operatori. Qual è il costo approssimativo dell'invio e della ricezione di un documento elettronico? IV. Murashkintsev: Si sta appena formando un prezzo di mercato stabile per questi servizi.

Oggi può essere da 1 a 5 rubli. per l'invio di un documento elettronico. Alcuni operatori stabiliscono inoltre una quota di abbonamento. La ricezione di documenti elettronici, di norma, è gratuita.

In ogni caso, è più conveniente che inviare documenti per posta ordinaria, soprattutto su lunghe distanze. Inoltre, riducendo i costi di stampa e archiviazione dei documenti cartacei. Secondo le recensioni delle aziende che hanno avviato l'introduzione della gestione elettronica dei documenti, il risparmio nel passaggio allo scambio di documenti con controparti in formato elettronico può essere di circa il 2% del fatturato lordo dell'azienda.

Questo è sbagliato! Il significato legale dello scambio è assicurato dalla legislazione vigente in questo settore: rispetto degli atti normativi, rispetto dei formati dei documenti e dei regolamenti di scambio, uso di una firma elettronica qualificata. L'accordo è un indicatore della priorità dello scambio di documenti elettronici nell'interazione con le controparti. Puoi firmare l'accordo stesso, se si decide di usarlo dopotutto, su carta, se è più familiare all'azienda.

Che si tratti di un documento separato o di una clausola del contratto principale, non importa. Se l'accordo viene concluso elettronicamente, il modo più semplice è contrattare l'offerta. In questo caso, il documento viene pubblicato sul sito per conto della società e le controparti semplicemente aderiscono all'offerta.

La seconda opzione, ovviamente, è un contratto individuale firmato dal PE.

Contratto Edo con una controparte campione

Una persona giuridica può concordare oralmente o per iscritto con la sua controparte e iniziare a scambiare con lui documenti elettronici giuridicamente significativi tramite Diadoc. Per fare ciò, è sufficiente che le organizzazioni si colleghino a Diadoc e firmino un contratto di licenza con SKB Kontur. Allo stesso tempo, non è necessario concludere alcun accordo aggiuntivo sull'EDI tra le due controparti.
Il fatto è che tutti i documenti trasmessi tramite Diadoc sono firmati con una firma elettronica qualificata. Al comma 1 dell'art. 6 della legge federale 63-FZ "Sulla firma elettronica" afferma: "Le informazioni in formato elettronico firmate con una firma elettronica qualificata (QES) sono riconosciute come documento elettronico equivalente a un documento cartaceo firmato con una firma autografa".
Si noti che con un tale flusso di lavoro in formato elettronico, vengono creati gli originali e non solo le copie elettroniche dei documenti cartacei. I documenti elettronici secondo i formati approvati possono essere compilati nella maggior parte dei programmi di contabilità. Ma affinché un documento elettronico sia giuridicamente significativo, non solo deve rispettare i formati approvati e avere i dettagli richiesti, ma deve anche essere firmato con una firma elettronica.
Dopo aver creato un documento, puoi firmarlo immediatamente con una firma elettronica in molti programmi di contabilità, anche se non in tutti. In caso di invio di un documento informatico a una controparte, l'invio deve avvenire secondo la procedura per lo scambio di documenti informatici.

  • Garanzie nel contratto: contro le perdite fiscali e non solo, n. 4
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    • 2017
  1. Rischi di consegna non contrattuale: se il contratto e la fattura non sono amichevoli, n. 11
  1. Flusso di documenti, n. 24
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  6. Correzione della contabilità primaria, n. 10
  7. Documento elettronico - non solo creato su un computer, n. 5
  8. Emettiamo un ordine per assegnare le funzioni del capo contabile al direttore, n. 4
  9. Trasferiamo la contabilità a un outsourcer, n. 3

2015
Le aziende ei loro partner possono anche lavorare nell'ambito dell'offerta dell'operatore EDF, se tutti sono già utenti del servizio e non firmano nulla di aggiuntivo, come sopra menzionato. *** Collegare le controparti allo scambio non è sempre facile. Se le competenze della tua azienda non sono sufficienti per risolvere i problemi che sono sorti, puoi sempre utilizzare l'aiuto dell'operatore: ottenere consigli sulla procedura o trasferire completamente il lavoro, compresa la conclusione di tutti gli accordi. Maggiori informazioni sull'organizzazione dello scambio elettronico nella sezione Nozioni di base sul flusso documentale interaziendale e sul progetto Ideal EDI. Tag: Altri materiali dell'autore Ekaterina Mikheeva Il futuro della gestione dei contenuti e dell'intelligenza artificiale Strumenti ECM intelligenti.
Una copia cartacea, se correttamente eseguita, cioè certificata dalla firma e dal sigillo dell'organizzazione o autenticata, può essere utilizzata allo stesso modo di una copia dell'originale cartaceo del documento. Tutti i documenti possono essere creati elettronicamente? IV. Murashkintsev: I documenti possono essere creati sia in formato cartaceo che elettronico.
Se un documento informatico è firmato con una firma elettronica qualificata, è equiparato a un documento cartaceo firmato di proprio pugno. 5 ° 9 della legge del 06.12.2011 n. 402-FZ; comma 1 dell'art. 6 della legge del 6 aprile 2011 n. 63-FZ. Esistono formati elettronici approvati dal Servizio fiscale federale per la fattura, la lettera di vettura TORG-12 e il certificato di completamento. Altri documenti possono essere creati in qualsiasi formato, come testo o pdf. Ma c'è un documento che deve essere redatto su carta. Questa è una polizza di carico.


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